In vielen Teams und Organisationen sind die Anforderungen der Stakeholder, der Kunden und vom Markt hoch. Viel Arbeit ist zu tun. Wie können wir in dieser herausfordernden Zeit trotzdem den Fokus behalten?
Bei uns Wissensarbeiter sehe ich ganz viele Teams, die unglaublich viel Arbeit auf dem Tisch haben. Viele Arbeiten sind gestartet, dann kommen die ersten Hindernisse, die nicht einfach zu lösen sind. Schon legen wir es auf die Seite und wenden uns anderer Arbeit zu. Ich selber starte unglaublich gerne mit neuer Arbeit, es hat so was erfrischendes für mich. Doch wäre es nicht schlauer, mal die gestartete Arbeit zu erledigen, bevor wir neues starten? Ja sicher .
Hinter diesem Verhalten sehe ich diese Problemstellungen:
Wir haben keine Transparenz über die gestartete Arbeit. Oftmals wissen wir gar nicht, welche Arbeit in welchem Zustand auf dem Tisch liegt. Vielleicht weiss ich es noch knapp bei mir selber. Aber von meinem Team? Mhh, schwierig.
Uns Menschen fehlt das Bewusstsein, das dieses Verhalten grosse Verschwendung ist. Wir brauchen viel Zeit für das Task-Switching, also sich mental von einer Arbeit in eine andere zu begeben. Das braucht immer wieder viel Denkleistung, dort anzuknüpfen wo ich aufgehört habe.
Probleme im Arbeitsfluss sind nicht sichtbar und somit im Team nicht besprechbar. Oftmals wird viel Arbeit sehr spät oder gar nicht fertig (ich weiss, das tönt jetzt krass, aber so ist es).
Analogie
Ich habe dazu eine Analogie entwickelt, die mir hilft, meinen Kunden dieses Verhalten aus einer anderen Perspektive zu beschreiben:
Wie wäre es, wenn ein Maler 5 Kunden gleichzeitig bedienen würde?
Bei einem Kunden darf er die Küche streichen, bei einem die ganze Wohnung, bei einem das Treppenhaus usw. Es sind anspruchsvolle Kunden mit heiklen Farbmischungen.
Der Maler streicht jeweils bei einem Kunden eine Wand, dann muss er bereits zum nächsten Kunden stressen. Also alles einpacken, Anreisen zum Kunden, Abdeckung anbringen, Farbe neu Mischen (Achtung, hier sind schon 3 von 4 Wänden gestrichen. Es ist eine grosse Herausforderung, den exakten Farbton bereits zum 4. Mal richtig zu Mischen), die Wand streichen, wieder einpacken, zum nächsten Kunden, auspacken, abdecken, wieder mischen…..
Kein Maler würde so arbeiten! Alle erkennen auf einen Blick, dass dies ineffizient ist und keinen Sinn ergibt.
Aber genau so wird in vielen Teams von Wissensarbeiter gearbeitet. Wobei es nicht an den Menschen liegt, die Organisation verteilt einen Mitarbeitenden auf mehrere Projekte gleichzeitig. Und ganz viele dieser Projekte sind Priorität 1.
Kanban
Als eine mögliche Methode dieses Problem bei der Wurzel zu packen, bietet sich Kanban an. Es hilft:
gemeinsam zu priorisieren und fokussieren
sichtbar zu machen, welche Arbeit jetzt im tun ist. Welche Arbeit davon aktiv bearbeitet wird und welche “nur” rumliegt.
Probleme im Arbeitsfluss sichtbar zu machen
gemeinsam als Team zu definieren, wieviel Arbeit überhaupt verdaubar ist. Und dies im operativen Betrieb zu leben.